ERP 구축 비용, 견적에서 빠뜨리기 쉬운 항목
"프로그램 비용은 확인했는데, 기존 자료를 옮기는 건 별도라고요?"
ERP 도입 예산을 잡을 때 견적서의 프로그램 가격만 보면 놓치는 일이 생깁니다.
ERP 구축 비용에는 소프트웨어 이용료나 개발비 외에도 업무 분석, 데이터 이관, 시스템 연동, 교육과 운영 비용이 포함될 수 있습니다. 업체마다 포함 범위가 다르기 때문에 같은 조건으로 비교하려면 항목을 먼저 나눠봐야 합니다.
예산을 흔드는 것은 눈에 띄는 기능보다 '당연히 해주는 줄 알았던 일'일 때가 있습니다.
엑셀 파일을 넘기면 끝날 줄 알았습니다
기존 거래처와 재고 자료를 ERP로 옮기는 상황을 가정해보겠습니다.
영업팀은 거래처를 '대한상사'로, 회계팀은 '대한상사 주식회사'로 관리하고 있습니다.
창고에서는 같은 제품을 예전 품번으로 기록합니다.
파일을 넣는 것만으로는 이 자료들이 같은 거래처와 제품인지 알기 어렵습니다.
중복을 합치고, 어떤 코드를 기준으로 쓸지 정하고, 누락된 항목을 확인하는 작업이 먼저 필요합니다.
이것이 데이터 이관 비용을 볼 때 '엑셀 업로드 가능'이라는 설명만으로 부족한 이유입니다.
자료를 시스템에 넣는 작업과 넣을 수 있는 상태로 정리하는 작업은 구분해야 합니다.
몇 년 치 자료를 옮길지, 오래된 거래 내역까지 검색해야 하는지에 따라서도 작업 범위가 달라집니다.
모든 과거 자료를 새 ERP에 넣는 대신 진행 중인 거래와 현재 재고부터 옮기고, 이전 자료는 별도로 보관하는 방식도 검토할 수 있습니다.
'구매 관리'라는 이름 안에 다른 업무가 있습니다
견적서에 구매 관리 기능이 있다고 해보겠습니다.
한 회사는 담당자가 발주서를 등록하면 끝납니다.
다른 회사는 금액에 따라 결재자가 달라지고, 일부 수량만 입고되거나 반품되는 상황도 처리해야 합니다.
기능 이름은 같지만 설계할 내용은 다릅니다.
ERP 구축 전에 업무 분석이 필요한 이유도 여기에 있습니다.
메뉴가 있는지뿐 아니라 실제 업무의 순서와 예외를 처리할 수 있는지 확인해야 합니다.
그렇다고 현재 일하는 방식을 전부 맞춤 개발로 옮기는 것이 답은 아닙니다.
부서마다 다른 승인 절차를 하나로 정리하면 개발할 기능 자체가 줄어들 수도 있습니다.
기존 ERP의 설정으로 해결할 일, 회사 내부에서 기준을 통일할 일, 추가 개발이 필요한 일을 먼저 구분해야 합니다.
연동은 '연결된다' 다음이 더 중요합니다
쇼핑몰 주문을 ERP로 가져오는 상황을 가정해보겠습니다.
주문 정보를 한 번 받아오는 것과 취소·교환·부분 출고까지 반영하는 것은 범위가 다릅니다.
어떤 정보를 어느 방향으로 보낼지, 얼마나 자주 갱신할지, 전송에 실패하면 누가 어떻게 확인할지도 정해야 합니다.
'쇼핑몰 연동 1건'이라는 항목만으로는 이 조건을 알기 어렵습니다.
또한 연결 대상 서비스의 연동 기능 제공 여부와 별도 이용료, 개발 문서 등을 확인해야 구현 가능 범위와 비용을 구체화할 수 있습니다.
견적을 비교할 때는 연결할 시스템 이름 옆에 주고받을 데이터와 처리할 상황까지 적어보세요.
업체별로 어디까지 포함했는지가 드러납니다.
교육을 했는데도 엑셀로 돌아간다면
ERP를 열었지만 직원들이 기존 엑셀에도 같은 내용을 입력한다고 생각해보겠습니다.
새 시스템에 익숙하지 않아서일 수도 있지만, 누가 입력하고 누가 확인하는지 정해지지 않았거나 실제 업무에 필요한 항목이 빠졌을 수도 있습니다.
그래서 도입 준비에는 사용법 설명 외에도 업무별 담당자 지정과 실제 사례를 이용한 확인이 필요합니다.
견적서의 '교육 포함'도 범위를 확인해야 합니다.
관리자에게 한 번 설명하는 것인지, 부서별 사용자를 교육하는 것인지, 매뉴얼과 초기 문의 대응까지 제공하는지에 따라 다릅니다.
교육을 받는 직원의 시간과 자료를 검수하는 내부 담당자의 업무도 도입 일정과 자원 계획에 반영해야 합니다.
구축비와 운영비를 한 칸에 넣지 마세요
ERP 비용은 처음 도입할 때 드는 금액과 사용하면서 반복되는 금액을 나눠보는 편이 좋습니다.
견적 비교표에는 다음 구분을 두면 됩니다.
- 초기 구축: 업무 분석, 설정, 맞춤 개발
- 전환 준비: 데이터 정리·이관, 검수, 교육
- 외부 연결: 시스템별 연동 개발과 별도 이용료
- 지속 운영: 구독료, 서버, 유지보수 등 해당 항목
여기에 사용자나 사업장이 늘었을 때 추가 비용이 생기는 조건도 확인해야 합니다.
오류 수정과 새로운 기능 요청의 구분, 무상 지원 기간, 데이터 반출 조건 역시 계약 전에 정리할 항목입니다.
초기 금액이 낮아도 별도 항목이 많을 수 있고, 반대로 높은 견적에 필요 없는 기능이 포함될 수도 있습니다.
같은 사용 기간과 업무 범위로 맞춰야 비교가 됩니다.
오코랩스는 개발 범위부터 다시 봅니다
ERP 구축 예산을 줄이려면 각 항목을 일괄적으로 깎기 전에 무엇을 이번 도입에서 해결할지 정해야 합니다.
재고 수량을 맞추는 것이 급한지, 매출 자료를 여러 번 입력하는 일이 문제인지에 따라 먼저 구축할 범위가 달라집니다.
오코랩스는 실제 업무 순서를 확인하고 기존 기능으로 처리할 부분과 맞춤 개발이 필요한 부분을 구분합니다.
데이터와 연동 조건도 함께 살펴 화면 목록만으로는 드러나지 않는 작업을 정리합니다.
ERP 구축을 준비하고 있다면 원하는 기능 목록과 함께 현재 사용하는 엑셀, 반복 입력하는 업무, 자주 발생하는 예외를 알려주세요.
오코랩스가 우선 해결할 업무와 구축 범위를 정리하는 것부터 함께하겠습니다.
ERP 구축 비용, 견적에서 빠뜨리기 쉬운 항목
"프로그램 비용은 확인했는데, 기존 자료를 옮기는 건 별도라고요?"
ERP 도입 예산을 잡을 때 견적서의 프로그램 가격만 보면 놓치는 일이 생깁니다.
ERP 구축 비용에는 소프트웨어 이용료나 개발비 외에도 업무 분석, 데이터 이관, 시스템 연동, 교육과 운영 비용이 포함될 수 있습니다. 업체마다 포함 범위가 다르기 때문에 같은 조건으로 비교하려면 항목을 먼저 나눠봐야 합니다.
예산을 흔드는 것은 눈에 띄는 기능보다 '당연히 해주는 줄 알았던 일'일 때가 있습니다.
엑셀 파일을 넘기면 끝날 줄 알았습니다
기존 거래처와 재고 자료를 ERP로 옮기는 상황을 가정해보겠습니다.
영업팀은 거래처를 '대한상사'로, 회계팀은 '대한상사 주식회사'로 관리하고 있습니다.
창고에서는 같은 제품을 예전 품번으로 기록합니다.
파일을 넣는 것만으로는 이 자료들이 같은 거래처와 제품인지 알기 어렵습니다.
중복을 합치고, 어떤 코드를 기준으로 쓸지 정하고, 누락된 항목을 확인하는 작업이 먼저 필요합니다.
이것이 데이터 이관 비용을 볼 때 '엑셀 업로드 가능'이라는 설명만으로 부족한 이유입니다.
자료를 시스템에 넣는 작업과 넣을 수 있는 상태로 정리하는 작업은 구분해야 합니다.
몇 년 치 자료를 옮길지, 오래된 거래 내역까지 검색해야 하는지에 따라서도 작업 범위가 달라집니다.
모든 과거 자료를 새 ERP에 넣는 대신 진행 중인 거래와 현재 재고부터 옮기고, 이전 자료는 별도로 보관하는 방식도 검토할 수 있습니다.
'구매 관리'라는 이름 안에 다른 업무가 있습니다
견적서에 구매 관리 기능이 있다고 해보겠습니다.
한 회사는 담당자가 발주서를 등록하면 끝납니다.
다른 회사는 금액에 따라 결재자가 달라지고, 일부 수량만 입고되거나 반품되는 상황도 처리해야 합니다.
기능 이름은 같지만 설계할 내용은 다릅니다.
ERP 구축 전에 업무 분석이 필요한 이유도 여기에 있습니다.
메뉴가 있는지뿐 아니라 실제 업무의 순서와 예외를 처리할 수 있는지 확인해야 합니다.
그렇다고 현재 일하는 방식을 전부 맞춤 개발로 옮기는 것이 답은 아닙니다.
부서마다 다른 승인 절차를 하나로 정리하면 개발할 기능 자체가 줄어들 수도 있습니다.
기존 ERP의 설정으로 해결할 일, 회사 내부에서 기준을 통일할 일, 추가 개발이 필요한 일을 먼저 구분해야 합니다.
연동은 '연결된다' 다음이 더 중요합니다
쇼핑몰 주문을 ERP로 가져오는 상황을 가정해보겠습니다.
주문 정보를 한 번 받아오는 것과 취소·교환·부분 출고까지 반영하는 것은 범위가 다릅니다.
어떤 정보를 어느 방향으로 보낼지, 얼마나 자주 갱신할지, 전송에 실패하면 누가 어떻게 확인할지도 정해야 합니다.
'쇼핑몰 연동 1건'이라는 항목만으로는 이 조건을 알기 어렵습니다.
또한 연결 대상 서비스의 연동 기능 제공 여부와 별도 이용료, 개발 문서 등을 확인해야 구현 가능 범위와 비용을 구체화할 수 있습니다.
견적을 비교할 때는 연결할 시스템 이름 옆에 주고받을 데이터와 처리할 상황까지 적어보세요.
업체별로 어디까지 포함했는지가 드러납니다.
교육을 했는데도 엑셀로 돌아간다면
ERP를 열었지만 직원들이 기존 엑셀에도 같은 내용을 입력한다고 생각해보겠습니다.
새 시스템에 익숙하지 않아서일 수도 있지만, 누가 입력하고 누가 확인하는지 정해지지 않았거나 실제 업무에 필요한 항목이 빠졌을 수도 있습니다.
그래서 도입 준비에는 사용법 설명 외에도 업무별 담당자 지정과 실제 사례를 이용한 확인이 필요합니다.
견적서의 '교육 포함'도 범위를 확인해야 합니다.
관리자에게 한 번 설명하는 것인지, 부서별 사용자를 교육하는 것인지, 매뉴얼과 초기 문의 대응까지 제공하는지에 따라 다릅니다.
교육을 받는 직원의 시간과 자료를 검수하는 내부 담당자의 업무도 도입 일정과 자원 계획에 반영해야 합니다.
구축비와 운영비를 한 칸에 넣지 마세요
ERP 비용은 처음 도입할 때 드는 금액과 사용하면서 반복되는 금액을 나눠보는 편이 좋습니다.
견적 비교표에는 다음 구분을 두면 됩니다.
여기에 사용자나 사업장이 늘었을 때 추가 비용이 생기는 조건도 확인해야 합니다.
오류 수정과 새로운 기능 요청의 구분, 무상 지원 기간, 데이터 반출 조건 역시 계약 전에 정리할 항목입니다.
초기 금액이 낮아도 별도 항목이 많을 수 있고, 반대로 높은 견적에 필요 없는 기능이 포함될 수도 있습니다.
같은 사용 기간과 업무 범위로 맞춰야 비교가 됩니다.
오코랩스는 개발 범위부터 다시 봅니다
ERP 구축 예산을 줄이려면 각 항목을 일괄적으로 깎기 전에 무엇을 이번 도입에서 해결할지 정해야 합니다.
재고 수량을 맞추는 것이 급한지, 매출 자료를 여러 번 입력하는 일이 문제인지에 따라 먼저 구축할 범위가 달라집니다.
오코랩스는 실제 업무 순서를 확인하고 기존 기능으로 처리할 부분과 맞춤 개발이 필요한 부분을 구분합니다.
데이터와 연동 조건도 함께 살펴 화면 목록만으로는 드러나지 않는 작업을 정리합니다.
ERP 구축을 준비하고 있다면 원하는 기능 목록과 함께 현재 사용하는 엑셀, 반복 입력하는 업무, 자주 발생하는 예외를 알려주세요.
오코랩스가 우선 해결할 업무와 구축 범위를 정리하는 것부터 함께하겠습니다.